Conditions générales de vente Excellence Linguistique

1 – MODALITÉS D’INSCRIPTION ET DE PAIEMENT

L’inscription à un programme linguistique implique l’acceptation de toutes les clauses des conditions générales de vente d’Activités Linguistiques d’Excellence.

Il appartient au client de s’informer des risques sanitaires et/ou sociaux liés à la destination du séjour choisi, avant toute demande d’inscription.

1.1 – DEMANDE D’INSCRIPTION ET CONFIRMATION

L’inscription doit être établie au moyen du formulaire d’inscription en ligne, figurant sur notre site internet ou au moyen du formulaire d’inscription au format PDF, que nous vous adresserons sur demande. 
Votre confirmation de pré-inscription au séjour/à la formation vous sera adressée dans un délai de 5 jours ouvrables.

Dans le cas où le programme choisi serait complet, Activités Linguistiques d’Excellence vous informe rapidement et vous propose une alternative. En effet, à partir du mois de mars, les disponibilités diminuent rapidement. 

1.2 – RÈGLEMENT DE L’ACOMPTE

Les frais d’inscription de 120 CHF ne sont pas inclus dans le prix du séjour/de la formation.

Un acompte de 1 000 CHF (pour les séjours dont le montant est inférieure à 8 000 CHF) ou de 2 000 CHF (pour les séjours dont le montant est supérieur à 8 000 CHF) sera demandé afin de valider fermement l’inscription. 
Cet acompte ne comprend pas les frais d’inscription de 120 CHF (qui ne sont pas inclus dans le prix des séjours/de la formations) qu’il conviendra d’ajouter au montant de l’acompte. Le montant de l’acompte devra également être augmenté des frais d’assurances facultatives en cas de souscription (cf. pt. 4 et 6) : Assurance annulation et rapatriement « ERV – Européenne Assurance Voyage SA ».

À noter: Certains programmes font l’objet de conditions spéciales. Ces dernières vous seront précisées au préalable et figurent sur notre site internet, sur la page présentant le descriptif des séjours concernés, dans la partie consacrée aux tarifs.

L’acompte devra être versé par virement bancaire, par carte bancaire (VISA ou Mastercard) ou en espèces. Les chèques bancaires ne sont pas acceptés.

• Pour les virements (en francs suisses exclusivement), sur le compte UBS 240-646917.01U à l’ordre d’Activités Linguistiques d’Excellence SARL IBAN : CH58 0024 0240 6469 1701 U – BIC / SWIFT : UBSWCHZH80A
• Pour les règlements par carte bancaire (en francs suisses exclusivement), nous vous adresserons le lien vers notre plateforme sécurisée de paiement en ligne.
• Les paiements en espèces sont acceptés

IMPORTANT : Pour tous les règlements, les frais et commissions bancaires sont à la charge du Client.

A réception de votre acompte, Activités Linguistiques d’Excellence vous adresse une confirmation d’inscription au séjour/à la formation, dans un délai de 5 jours ouvrables. 
Le contrat est réputé conclu avec l’envoi de la confirmation d’inscription par Activités Linguistiques d’Excellence et l’inscription revêt alors force de loi.

1.3 – INSCRIPTION TARDIVE

Seront considérées comme inscriptions tardives :

• Les inscriptions à un programme linguistique en Europe nous parvenant 2 semaines avant le départ, ou moins.
• Les inscriptions à un programme linguistique hors Europe nous parvenant 4 semaines avant le départ, ou moins.

Les inscriptions tardives à des séjours linguistiques en Europe ou hors Europe, pour autant qu’elles aient pu être satisfaites, donneront lieu à un règlement total du séjour majoré de frais de traitement du dossier “ express ” de 100 CHF pour l’Europe et de 160 CHF pour les séjours hors Europe.

Si l’inscription est réalisée après le 1er mai, le montant total est à payer à réception de la facture. 
Le paiement intégral doit impérativement nous parvenir avant votre départ. 

En cas de non-paiement de l’acompte ou de la facture dans les 7 jours suivant sa réception, Activités Linguistiques d’Excellence se réserve le droit d’annuler l’inscription, tout en appliquant les conditions d’annulation citées au point 3.2.

1.4 – RÈGLEMENT DU SOLDE

Le solde est dû, au plus tard, le 1er mai, pour un séjour se déroulant en juillet ou août et 6 semaines avant le début du séjour, pour tout séjour se déroulant en-dehors de cette période.

À noter : conditions spéciales séjours « Université du Texas à Austin, « Université de Georgetown » et « UCLA Anderson School of Management »: le règlement du solde doit intervenir le 1er avril 2022 au plus tard.

Le solde devra être réglé par virement bancaire, par carte bancaire (VISA ou Mastercard) ou en espèces. Les chèques bancaires ne sont pas acceptés.

• Pour les virements (en francs suisses exclusivement), sur le compte UBS 240-646917.01U à l’ordre d’Activités Linguistiques d’Excellence SARL IBAN : CH58 0024 0240 6469 1701 U – BIC / SWIFT : UBSWCHZH80A
• Pour les règlements par carte bancaire, nous vous adresserons le lien vers notre plateforme sécurisée de paiement en ligne.
• Les paiements en espèces sont acceptés

IMPORTANT : Pour tous les règlements, les frais et commissions bancaires sont à la charge du Client.

Le séjour est considéré comme soldé lorsque les sommes versées par le Client ont effectivement été perçues par Activités Linguistiques d’Excellence.
En cas de non-paiement du solde du séjour, à la date d’échéance, Activités Linguistiques d’Excellence se réserve le droit d’annuler l’inscription, tout en appliquant les conditions d’annulation citées au point 3.2.

2 – MODIFICATION DE RÉSERVATION

2.1 – MODIFICATION DE RÉSERVATION PAR LE CLIENT

Avant votre départ

Toute demande de modification dans votre réservation (sauf pour une prolongation de la durée du séjour) doit nous parvenir par écrit et entraîne des frais de gestion de 90 CHF. 
Cependant, les demandes de modification intervenant moins de 4 semaines avant le départ seront acceptées, ou refusées, au cas par cas, par Activités Linguistiques d’Excellence en fonction de leur faisabilité. 
Elles seront toujours refusées dans le cadre d’une inscription tardive, dans les conditions ci-dessus précisées. Un changement de lieu de séjour ou d’école intervenant 4 semaines avant le départ est considéré comme une annulation aux conditions spécifiées au point 3.2.

Dès votre départ

Écourter le programme initialement réservé est considéré comme une annulation et ne donne droit à aucun remboursement. 

Les demandes de modification(s) intervenant une fois le séjour débuté seront acceptées ou refusées, au cas par cas, par Activités Linguistiques d’Excellence en fonction de leur faisabilité. Le Client devra s’acquitter immédiatement des frais supplémentaires occasionnés par ces modifications.

Il est précisé qu’aucun remboursement ne pourra être accordé en cas de changement des caractéristiques du séjour qui entraînerait une baisse de la valeur du séjour (par exemple : passage d’un cours intensif à un cours général, changement ou suppression d’une activité ou d’une excursion réservée en sus du programme classique, etc.).

2.2 – MODIFICATION DU FAIT D’ACTIVITÉS LINGUISTIQUES D’EXCELLENCE

Activités Linguistiques d’Excellence peut se voir dans l’obligation de modifier un lieu de séjour, les dates d’un séjour, un programme ou ses prestations. 
Dans cette éventualité, le client est aussitôt averti du changement. 
Activités Linguistiques d’Excellence proposera des prestations de remplacement de qualité équivalente.

En l’absence de réponse de la part du Client dans un délai de quinze (15) jours à compter de la date de réception dudit courrier ou e-mail, les modifications proposées par Activités Linguistiques d’Excellence seront réputées acceptées par le Client. Sur demande du Client, une autre prestation sera proposée par Activités Linguistiques d’Excellence. La modification de la prestation ne donne droit à aucun remboursement.

La famille d’accueil représente un mode d’hébergement qui ne peut être considéré comme un élément essentiel du séjour linguistique. 
Un empêchement ponctuel, un désistement d’une famille d’accueil initialement prévue, la présence d’un autre francophone, aurait pour conséquence une affectation temporaire ou définitive dans une famille de substitution sans pour autant donner droit à une quelconque indemnisation. 
Dans l’éventualité du désistement d’une famille d’accueil dans les jours précédant le départ, Activités Linguistiques d’Excellence peut se trouver dans l’obligation d’affecter temporairement le ou les participants concernés au sein d’une famille accueillant d’autres participants du séjour, dans l’attente de valider leur affectation dans une nouvelle famille d’accueil. 
Ces circonstances ne peuvent en aucun cas être considérées comme une clause d’annulation du séjour et ne pourront donner lieu à un quelconque remboursement. 

Dans le cas où Activités Linguistiques d’Excellence se trouverait, avant le départ, dans l’incapacité de trouver un hébergement, toutes les sommes versées (hors frais d’inscription et d’assurances) seront remboursées, sauf accord de modification de dates de la part du client. 
Le client ne pourra réclamer aucune indemnité au titre de dommages et intérêts.

Les activités, sports, cours ou excursions proposées en option moyennant le paiement d’un supplément de prix ne peuvent constituer un élément essentiel du contrat de vente. 
En conséquence, et au cas où ces options ne peuvent être réalisées par l’organisateur, le client est remboursé du montant du supplément facturé à l’exclusion de toute indemnité ou dommages et intérêts.

3 – DÉSISTEMENT – ANNULATION

Les frais d’inscription et d’assurances facultatives (assurance annulation et assurance médicale AVI) ne sont jamais remboursés. Toute annulation d’inscription ou désistement entraîne la retenue d’une partie des frais de programme dans les conditions suivantes :

3.1 – ANNULATION DU FAIT D’ACTIVITÉS LINGUISTIQUES D’EXCELLENCE

Activités Linguistiques d’Excellence peut se voir, en raison de défaillance de ses prestataires de service ou en cas de force majeure ou de circonstances exceptionnelles et inévitables, d’annuler un séjour/programme.

Activités Linguistiques d’Excellence ne peut en aucun cas être tenu pour responsable de l’impossibilité à assurer des prestations initialement prévues, en raison de défaillance de ses prestataires de service ou en cas de force majeure, de circonstances exceptionnelles et inévitables, échappant à son contrôle tels que des catastrophes naturelles, conflits, guerres, actes de terrorisme, attentats, troubles graves, épidémies ou pandémies, des mouvements de grève ou des changements d’horaires dus à des modifications imposées par les compagnies ferroviaires, maritimes, aériennes, etc. 

Dans cette éventualité, le client est aussitôt averti. 
Activités Linguistiques d’Excellence proposera des prestations de remplacement de qualité équivalente. Si les solutions peuvent faire l’objet d’une modification des moyens de transport initialement prévus, les frais supplémentaires occasionnés par ces événements restent à la charge du Client. 
Dans l’éventualité ou aucune prestation équivalente ne conviendrait ou ne pourrait être proposée, Activités Linguistiques d’Excellence proposera une offre alternative composée de cours de langue en ligne. En cas de refus de cette offre, le Client ne pourra en aucun cas obtenir le remboursement des sommes versées qui resteront définitivement acquises à Activités Linguistiques d’Excellence.

Par ailleurs, si le Département Fédéral des Affaires Etrangères (DFAE), le Département Fédéral de la défense, de la protection de la population et des sports (DDPS), l’Office Fédéral de la santé publique (OFSP), le Conseil Fédéral ou le WHO (World Health Organization) contre-indiquent ou interdisent, a posteriori, la destination choisie par le Client, Activités Linguistiques d’Excellence proposera à ce dernier une offre alternative composée de cours de langue en ligne. En cas de refus de cette offre, le Client ne pourra en aucun cas obtenir le remboursement des sommes versées qui resteront définitivement acquises à Activités Linguistiques d’Excellence.

3.2 – ANNULATION DU FAIT DU PARTICIPANT

L’annulation de toute inscription doit être effectuée par lettre recommandée, avec accusé de réception, adressée à Excellence Linguistique, Route de Saint-Julien, 128 – 1228 Plan-les-Ouates – SUISSE. 
La date prise en compte pour le calcul ci-dessous est la date de réception de la lettre et non pas la date de l‘envoi.

Les frais de dossier et d’assurances facultatives ne sont jamais remboursables. 
Les frais d’annulation sont calculés selon le délai d’annulation (délai entre la date d’annulation et la date de début de séjour/de la formation) :

• plus de 90 jours avant la date de début de séjour : la somme de 1000 CHF, à laquelle il conviendra d’ajouter les frais d’inscription et les primes d’assurances éventuellement souscrites, reste acquise à l’organisation.
• de 90 à 45 jours avant la date de début de séjour : la retenue est de 50 % du montant total du séjour/de la formation
• Moins de 45 jours jours avant la date de début de séjour : la retenue est de 100 % du montant total du séjour/de la formation

Conditions spéciales séjours « Arts and Sports Summer Camp », « US Sports Academy », « Pocono Summer Camp », « Camp équestre New York », « Université du Texas à Austin », « Université de Georgetown » et « UCLA Anderson School of Management », « Camp d’été international de Villars-sur-Ollon – Suisse »: 
Pour toute annulation survenant avant le 1er avril 2023, le montant de l’acompte versé reste acquis à l’organisation. A partir du 1er avril 2023, la retenue est de 100 % du montant du séjour.

Une fois le séjour linguistique commencé, aucun remboursement ne sera effectué par Activités Linguistiques d’Excellence.

Retour anticipé – La réduction de la durée du séjour, quel qu’en, soit le motif, et, en particulier, en cas de renvoi du séjour, ne donne lieu à aucun remboursement de la partie du séjour non effectuée, ni à quelque indemnisation que ce soit. Un stage commencé est dû dans son intégralité. Il en est de même pour tous les frais occasionnés par le retour. Le Client se chargera de l’organisation du voyage retour et s’engage par ailleurs à régler immédiatement sur présentation de facture les frais de transfert retour vers l’aéroport de départ.

4 – ASSURANCE ANNULATION ET ASSISTANCE RAPATRIEMENT (FACULTATIVE)

Une assurance annulation et assistance rapatriement facultative est proposée. Cette assurance combinée couvre à la fois les frais d’annulation et de rapatriement :

Activités Linguistiques d’Excellence recommande de souscrire l’assurance voyage combinée « ERV – Européenne Assurance Voyage SA » (couverture des frais de résiliation avant le début du séjour et de rapatriement).

4.1 – TARIFS ET CONDITIONS POUR LES RÉSIDENTS SUISSES UNIQUEMENT

• 127 CHF pour les participants de moins de 26 ans
• 155 CHF pour les participants à partir de 26 ans

L’assurance annulation – rapatriement doit être souscrite le jour de votre inscription et est valable un an. 
Elle sera automatiquement reconduite chaque année. 
La cessation d’assurance se fait par l’assuré, par courrier, au plus tard, 3 mois avant la date de reconduction. 
En optant pour cette assurance lors de votre inscription, vous acceptez les conditions d’assurance de ERV – Européenne Assurance Voyage SA . (Dispositions contractuelles disponibles sur demande).

4.2 – TARIFS ET CONDITIONS POUR LES RÉSIDENTS D’AUTRES PAYS

• 113 CHF pour les séjours de 0 à 2 500 CHF
• 131 CHF pour les séjours de 2 501 CHF à 4 000 CHF
• 161 CHF pour les séjours de 4 001 CHF à 6 000 CHF
• 221 CHF pour les séjours de 6 001 CHF à 8 000 CHF
• 261 CHF pour les séjours de 8 001 CHF à 10 000 CHF
• 321 CHF pour les séjours de 10 001 CHF à 15 000 CHF

Pour les séjours d’un montant supérieur à 15 000 CHF, l’assurance annulation ERV ne pourra pas couvrir la partie du séjour située au-dessus de 15 000 CHF.
L’assistance rapatriement est valable pour un séjour d’une durée de 110 jours maximum. 

Assurance Annulation : Celle-ci prend fin lors de votre départ à l’étranger. 

Elle doit être souscrite et payée à l’inscription et ne pourra faire l’objet d’aucun remboursement. 
Seul le règlement à l’inscription (accompagnant le bulletin d’inscription et l’acompte) permet d’en bénéficier. 
En optant pour cette assurance lors de votre inscription, vous acceptez les conditions d’assurance de ERV – Européenne Assurance Voyage SA. (Dispositions contractuelles disponibles ici).

L’assurance annulation ERV couvre le participant personnellement contre les frais d’annulation et garantit au Client qui l’a souscrite le remboursement des sommes versées, hors frais de dossier et hors assurance annulation et assistance rapatriement, selon les Conditions Générales d’Activités Linguistiques d’Excellence (cf pt 3.2). 
Un justificatif sera nécessaire pour ouvrir le droit au bénéfice de cette garantie. 

La garantie annulation ERV couvre notamment :

• une maladie grave imprévue ou l’accident grave du participant, de ses ascendants, frères ou sœurs, justifié par un certificat médical détaillé
• le décès du participant, de ses ascendants, frères ou sœurs, du conjoint ou du concubin, justifié par un acte de décès
• le vol du passeport ou de la carte d’identité du participant juste avant son départ, justifié d’une attestation officielle 

La garantie annulation ne couvre pas le rétablissement insuffisant du participant avant le départ à la suite d’une maladie, de séquelles d’un accident, d’une opération ou d’une intervention chirurgicale préexistant au moment de la réservation, même si effectuée après celle-ci. Elle n’entre pas non plus en matière lorsque la maladie motivant l’annulation résulte d’une complication ou des suites d’une opération ou d’un traitement médical déjà prévue au moment de l’entrée en vigueur de l’assurance ou de la réservation du séjour.

La garantie ne couvre pas l’annulation d’un séjour en cas d’épidémie, de pandémie, pour convenance personnelle, par crainte de voyager, pour absence de présentation au départ ou les séjours dont le solde n’a pas été payé dans le délai prévu. 
Elle ne couvre pas non plus la non obtention de visa, le refoulement aux frontières (documents d’immigration non conformes ou absence des documents nécessaires, possession d’objet ou de substances illicites). 
On entend par ascendants : le père, la mère, le grand-père ou la grand-mère.

Assistance rapatriement

Cette assurance couvre les garanties assistance (retour anticipé, transports hospitaliers, rapatriement, etc.) durant le séjour. 
En optant pour cette assurance lors de votre inscription, vous acceptez les conditions d’assurance de ERV – Européenne Assurance Voyage SA. 
Nous vous fournissons sur demande toutes les informations à ce sujet. 
Le détail de la convention d’assurance annulation et rapatriement sera adressé lors de l’envoi de la confirmation de séjour.

Rappel : l’assistance rapatriement est valable pour un séjour d’une durée de 110 jours maximum. Au-delà, l’assistance rapatriement ne fonctionnera plus.

5 – ASSURANCE

Activités Linguistiques d’Excellence est couverte en responsabilité civile professionnelle par AXA (N°15-193-931) pour les activités qui sont les siennes ; le détail de sa couverture pouvant être communiqué sur simple demande adressée au siège d’Activités Linguistiques d’Excellence. 
Le participant, ou ses parents s’il est mineur, doivent s’assurer quant à eux qu’ils sont assurés en responsabilité civile (par l’assurance scolaire ou par la responsabilité civile personnelle par exemple). 
Pour information, le contrat multirisque habitation contient la plupart du temps une couverture Responsabilité Civile valable pour les pays de l’UE qui couvre les dommages corporels causés aux tiers par le participant pendant la durée du séjour. 
En définitive, chaque participant doit souscrire une assurance de responsabilité civile individuelle accident. 
En effet, en aucun cas Activités Linguistiques d’Excellence ne pourra être considérée comme responsable de tout dommage non compris dans sa propre assurance, ou comme conséquence du refus par le participant de souscrire à une assurance personnelle. 
Activités Linguistiques d’Excellence ne peut être tenue pour responsable de tout accident ou incident survenant lors du séjour, dans la famille d’accueil, dans la résidence, ainsi que pendant le trajet entre le centre de langues et la famille d’accueil. 
Les frais imprévus, tels que les consultations médicales, les produits pharmaceutiques, les dégâts matériels, le retour anticipé, les frais de justice, qui ne seraient pas réglés par le participant sur place, feront l’objet d’un relevé comptable qui lui sera adressé avec les pièces justificatives.

6 – ASSURANCE MALADIE

Les participants ne sont en aucun cas assurés par Activités Linguistiques d’Excellence ou par l’école pour la maladie ou l’accident. 
Vous devez impérativement être couvert contre les risques de maladie et d’accident à l’étranger. 
Vous devez vérifier vous-même auprès de votre assurance maladie si vous êtes suffisamment assuré(e) à l’étranger. 
Pour tous les séjours en Europe, les participants ressortissants de l’un des pays de l’UE doivent au minimum se munir, avant le départ, d’une carte européenne de santé ou d’une attestation émise par leur caisse maladie ou leur assureur. 

Les étudiants qui s’inscrivent pour un séjour hors-Europe reconnaissent avoir lu et approuvé la déclaration qui suit : Traduction de la “ Health Declaration ” pour les USA, le Canada et l’Australie “ J’ai conscience que je dois obligatoirement souscrire une assurance médicale me couvrant pendant toute la durée de mon séjour aux Etats-Unis, au Canada, en Australie. Avant le départ, je souscrirai à l’assurance AVI International proposée par Activités Linguistiques d’Excellence ou bien je fournirai à école lors de mon arrivée la preuve de mon contrat d’assurance. En cas d’urgence médicale pendant le séjour, j’autorise tout établissement hospitalier agréé ou tout médecin à me donner les premiers soins et à transmettre mon dossier médical pour des questions d’assurance ou de diagnostic en vue d’un suivi médical, à mes frais, au retour. Je décharge Activités Linguistiques d’Excellence, ses représentants et l’école choisie de toute responsabilité concernant les décisions prises en mon nom. J’ai également conscience que les termes de cette déclaration, exigée par les autorités américaines et canadiennes, constituent un engagement juridique dés que ma candidature est acceptée par l’école choisie.

7 – DOSSIER DE VOYAGE

Chaque participant reçoit, une dizaine de jours avant le départ (sauf inscription tardive), et à condition que le solde du séjour ait été réglé, un dossier de voyage comprenant :

• les renseignements relatifs au séjour: adresse, téléphone, informations pratiques et formalités
• un numéro de téléphone joignable 24h/24, en cas d’urgence en dehors des horaires de bureau, pendant le séjour de votre enfant
• les éventuels formulaires à compléter (formulaires médicaux, règlements intérieurs du collège/campus, etc.)

Pour les séjours linguistiques en famille d’accueil : les coordonnées complètes de la famille d’accueil sont communiquées 10 à 3 jours avant le départ, sauf en cas d’inscription tardive. 
A noter: pour l’Espagne, les coordonnées des familles hôtesses peuvent être communiquées plus tardivement.

Il peut cependant arriver que la famille attribuée se désiste au dernier moment pour des raisons sérieuses (problème de santé, problèmes familiaux, personnels ou professionnels, etc.).
Les coordonnées de la nouvelle famille seront alors immédiatement transmises par écrit lorsque cela sera encore possible ou, à tout le moins par téléphone.
Il en sera de même en cas d’inscription tardive.

8 – FORMALITÉS ADMINISTRATIVES 

Le/la participant(e) est responsable d’effectuer les démarches administratives nécessaires à l’entrée sur le territoire du pays de destination dans les délais (obtention de visa, formalités de passeport, formalités de douane, assurances valables, devises, prescriptions sanitaires, etc.). Souvent, les conditions ne sont pas les mêmes en fonction de la nationalité du participant. Veuillez-vous renseigner auprès de l’ambassade ou du consulat au sujet de la réalisation des formalités administratives nécessaires à l’entrée sur le territoire du pays de destination. Il est précisé que la responsabilité d’Activités Linguistiques d’Excellence ne saurait être engagée à ce titre.

8.1 – FORMALITÉS ADMINISTRATIVES POUR LES RESSORTISSANTS SUISSES ET DE L’UNION EUROPÉENNE

Pour les séjours en Europe
Une carte nationale d’identité, en cours de validité, ou un passeport personnel nominatif en cours de validité suffisent. 
Les participants mineurs, ressortissants suisses et de certains pays de l’Union Européenne voyageant seuls au sein des pays de l’Union européenne, de l’espace Schengen et de la Suisse devront également être munis d’une lettre de consentement parental et/ou d’une autorisation de sortie du territoire, en cours de validité.

Pour les séjours en Angleterre 
Un passeport personnel nominatif en cours de validité suffit. Les participants mineurs doivent également voyager munis d’une lettre de consentement parental et/ou autorisation parentale de sortie du territoire.

Pour les séjours aux Etats-Unis 
Un passeport personnel biométrique en cours de validité, valable jusqu’à 6 mois après la fin du séjour, est obligatoire, même en cas de transit ou d’escale.
L’autorisation de sortie du territoire est également obligatoire pour les mineurs habitant en France et voyageant sans l’un des parents.
Un formulaire d’autorisation de voyage ESTA (Electronic System for Travel Authorization) devra être obtenu pour permettre l’entrée aux Etats-Unis, pour des séjours d’une durée inférieure à douze (12) semaines et pour un nombre de cours inférieur à 18 heures de cours par semaine. Ce formulaire devra être complété en ligne sur le site : https://esta.cbp.dhs.gov/esta/ (coût $14). 
Pour tout séjour excédant 90 jours ou pour tout séjour comportant plus de 18 heures de cours par semaine, un visa étudiant devra être obtenu.

Pour les séjours au Canada
Un passeport personnel, en cours de validité, est nécessaire.
L’autorisation de sortie du territoire est également obligatoire pour les mineurs habitant en France et voyageant sans l’un des parents.
Un formulaire de demande d’autorisation de voyage électronique AVE doit également être complété en ligne sur le site : https://www.canada.ca/fr/immigration-refugies-citoyenneté/services/visiter-canada/ave/demande-renseignements-passeport.html(Coût CAD 7) pour entrer au Canada.
Un visa étudiant est obligatoire pour les séjours de six (6) mois et plus.

Pour les séjours en Australie
Un passeport personnel, valable six mois après la fin du séjour, est nécessaire.
L’autorisation de sortie du territoire est également obligatoire pour les mineurs habitant en France et voyageant sans l’un des parents.
Un visa touriste, appelé eVisitor / ETA (Electronic Trave Authority), est également nécessaire pour entrer sur le territoire australien pour tout séjour d’une durée inférieure à douze (12) semaines.
Un formulaire électronique de demande d’autorisation de voyage ETA devra être complété en ligne sur le site : https://online.immi.gov.au/lusc/login.
Un visa étudiant est obligatoire pour les séjours de plus de douze (12) semaines.
Visa obligatoire également pour le stage en entreprise et le séjour demi-pair.

Dans le cas où votre séjour nécessiterait l’obtention d’un visa : les documents nécessaires à l’obtention du visa ne seront remis au Client qu’à réception de la totalité du règlement du séjour. Les formalités nécessaires à l’obtention d’un visa doivent être réalisées, par le Client, auprès du Consulat et/ou de l’Ambassade du pays de destination. La durée d’obtention du visa varie selon la destination, elle est comprise entre trois (3) et quatre (4) mois. 

Le refus de délivrance du visa, l’absence de visa ou de tout autre document administratif nécessaire dans le cadre des séjours d’Activités Linguistiques d’Excellence ne peuvent pas être opposés à Activités Linguistiques d’Excellence pour obtenir le remboursement des montants versés à Activités Linguistiques d’Excellence par le Client.

8.2 – FORMALITÉS ADMINISTRATIVES POUR LES RESSORTISSANTS DES AUTRES PAYS

Les Clients ressortissants de pays hors Suisse et Union Européenne, doivent se renseigner auprès de leur consulat ou de l’ambassade du pays de destination afin de connaître les formalités à accomplir et les documents nécessaires au franchissement des frontières pour se rendre dans le pays du séjour.
Un visa peut être nécessaire.
Si tel était le cas, nous vous invitons à nous en informer le plus rapidement possible.
Vous aurez besoin d’une lettre d’invitation de l’école que nous vous ferons parvenir, dès réception du règlement de l’acompte.
Le règlement du solde du séjour est dû, au plus tard, 6 semaines avant le début des cours.
En cas d’absence de règlement du solde, à la date limite indiquée sur la facture, Activités Linguistiques d’Excellence se réserve le droit de considérer l’inscription comme annulée, avec application des pénalités prévues au point 3.2.
Les délais d’obtention d’un visa peuvent être très longs et ne sont donc pas toujours compatibles avec une inscription tardive.
Si l’autorisation d’entrée dans un pays vous est refusée, la réservation est annulée aux conditions d’annulation citées au point 3.2.

À noter : Ces informations sont données à titre indicatif et sont susceptibles d’évoluer. En effet, les ambassades se réservent le droit de modifier ces procédures à tout moment. Nous mettons à jour ces informations quand cela est possible. Cependant, il est recommandé de contrôler les dernières mises à jour sur les sites officiels des ambassades.

9. FORMALITÉS SANITAIRES

Dans certains pays, le Client peut être dans l’obligation de prouver aux autorités locales, avant son entrée sur le territoire du pays de destination, qu’il a effectué un test PCR dont le résultat est NEGATIF et/ou qu’il est vacciné contre certaines maladies spécifiques. Des informations complémentaires sur ces obligations sanitaires sont, le cas échéant, communiquées par Activités Linguistiques d’Excellence. 
Le Client doit, par ailleurs, être autonome et dans un état de santé compatible avec les déplacements, les activités, les structures d’accueil et la vie de groupe en général. Il est impératif qu’au moment de l’inscription, le Client porte à la connaissance d’Activités Linguistiques d’Excellence, par écrit, tout éventuel problème de santé (y compris tout éventuel trouble psychologique et/ou psychique), traitements médicaux, allergies, régime alimentaire, handicap mental et/ou physique, afin qu’Activités Linguistiques puisse, en toute connaissance de cause, décider s’il est possible d’accepter ou non l’inscription du Client. En cas de refus d’inscription, la responsabilité d’Activités Linguistiques d’Excellence ne pourra en aucun cas être engagée. En outre, Activités Linguistiques d’Excellence se réserve le droit de rapatrier le Client aux frais du Client pour des raisons de santé sans que la responsabilité d’Activités Linguistiques d’Excellence ne puisse être engagée. 

10 – CONDITIONS TARIFAIRES

La devise de référence pour la fixation des prix des séjours est le Franc Suisse (CHF). Nos séjours linguistiques sont facturés en Francs Suisses (CHF). 
Les tarifs en Euros sont communiqués à titre indicatif. En cas de fluctuation importante du taux de change de l’Euro, vis-à-vis du cours du Dollar, de la Livre Sterling, du Dollar Canadien ou du Dollar Australien, seuls les tarifs en Francs Suisses s’appliqueront.
Les tarifs publiés sur notre site et dans notre brochure sont par ailleurs donnés sous réserve de fluctuations importantes des taux de change ou de l’augmentation des éléments entrant dans la composition des prix et qui nous sont facturés, tels que l’augmentation du prix des transports, l’introduction ou l’augmentation de taxes et les modifications de prix par les prestataires étrangers responsables des séjours.
Activités Linguistiques d’Excellence se réserve le droit d’appliquer des modifications aux prix publiés et de modifier les prix indiqués dans la brochure.
Au cas où l’augmentation dépasserait 10% du forfait confirmé par Activités Linguistiques d’Excellence, vous avez le droit de résilier votre contrat avec Activités Linguistiques d’Excellence, par écrit, dans les 10 jours qui suivent notre confirmation. Les frais d’inscription et d’assurances facultatives (assurance annulation et assurance médicale AVI) ne sont jamais remboursés.

11 – VOYAGE

Le voyage est à la charge du participant, qui peut ainsi choisir le mode de transport qui lui convient le mieux. Tous nos prix s’entendent hors transport.

En aucun cas, Activités Linguistiques d’Excellence ne peut être tenue pour responsable de toute modification due à des circonstances extérieures imprévues, ni à des retards dus aux grèves ou aux transporteurs, etc. Les frais occasionnés par toute modification sont à la charge du participant ou de ses parents, s’il est mineur. À cet égard, nous attirons votre attention sur les conditions générales de l’agence de voyages ou de la compagnie aérienne.
Dans l’hypothèse où le billet de transport aérien est réservé par le participant, ou ses parents s’il est mineur, il est important de savoir que certaines compagnies « low cost » n’admettent pas les jeunes de moins de 12 ans, 14 ans ou 16 ans (suivant les compagnies aériennes) voyageant seuls, même munis d’un billet. Activités Linguistiques d’Excellence peut se charger de l’accueil et des transferts du participant de son aéroport, port ou gare d’arrivée au lieu de son séjour, moyennant paiement d’un prix payable au moment du versement du solde. Le transfert peut être effectué par la famille d’accueil, un responsable local, un membre de l’équipe d’encadrement, un chauffeur de taxi, un conducteur de car, etc.

12 – PROGRAMMES LINGUISTIQUES – POUR LES PARTICIPANTS DE MOINS DE 18 ANS

Dates d’arrivée et de départ
Les programmes “ Enfants et Adolescents ” débutent et se terminent à des dates fixes. 
En cas d’arrivée ou de départ avant ou après ces dates, les frais de nuits supplémentaires ainsi que le transfert individuel aéroport/gare seront facturés.

Hébergement et famille d’accueil
Les modalités d’hébergement sont décrites dans chaque programme.

Hébergement en résidence
La répartition des participants dans les chambres est effectuée par les responsables locaux, qui doivent tenir compte de nombreux critères : sexe, âge, nationalité des participants, chambres toutes différentes, etc. 
Les demandes particulières seront prises en compte et transmises à l’équipe locale mais ne pourront, en aucun cas, être garanties, la décision finale ne nous appartenant pas.

13 – PROGRAMMES EN ECOLES DE LANGUES – POUR LES PARTICIPANTS DE 18 ANS ET PLUS

Hébergement
Les modalités d’hébergement sont décrites dans chaque programme.
Les appartements, les chambres et les familles d’accueil sont choisis et attribués par les écoles. 
Si vous avez des souhaits particuliers, l’école essaie de les prendre en considération, mais sans garantie. 
Vous recevrez l’adresse de votre hébergement environ 1 semaine avant votre départ.
Certaines des écoles présentées dans notre brochure ou sur notre site web demandent aux étudiants le versement d’une caution pour les logements en résidence ou sur le campus.
Cette caution, à verser directement sur place, n’est pas incluse dans nos tarifs.
Elle est restituée au moment du départ de l’étudiant sous réserve que ce dernier n’ait pas causé de dégât à la résidence ou sur le campus.
L’hébergement en résidence correspond en général à des conditions de confort de résidence étudiante et ne peut donc être assimilé à de l’hôtellerie traditionnelle.

Divers
Sauf indication contraire, les excursions, les frais d’examens, les livres ne sont pas inclus et doivent être payés directement sur place.

Niveau de langue
S’il apparaît que le participant n’a pas le niveau de langue requis pour le programme choisi, il pourra être réorienté vers une formule adaptée à son niveau, ce qui est susceptible d’entraîner une facturation supplémentaire.

14 – JOURS FÉRIÉS

Les cours ne sont pas assurés pendant les jours fériés du pays de destination ou durant les périodes de fermeture des écoles. 
Ils ne seront ni remplacés, ni compensés, ni remboursés.

15 – DISCIPLINE

En s’inscrivant à un programme proposé par Activités Linguistiques d’Excellence, le Client s’engage expressément à respecter le règlement intérieur de nos écoles partenaires et autres règles applicables au sein de chaque pays.

Nous vous rappelons que l’usage de tout véhicule motorisé ainsi que la pratique de l’auto-stop sont interdits à tous les participants, quel que soit leur âge.

Les participants sont responsables de tous les dégâts qu’ils pourraient causer et devront payer le coût des réparations qui seront jugées nécessaires.
Ils sont également responsables de leurs objets personnels et ne peuvent prétendre à aucun dédommagement en cas de disparition de ceux-ci.
Il leur est donc déconseillé d’emporter des objets de valeur (smartphone hors de prix, consoles, tablette, GoPro, Ipod, lecteurs MP3/MP4, bijoux et autres objets de valeur, etc.) qui resteront sous l’entière responsabilité du participant durant son séjour.

Il est également interdit de fumer dans les centres juniors (moins de 18 ans) et les participants âgés de 18 ans et plus doivent être attentifs aux règles en vigueur concernant le tabac dans le pays de destination.
Toute infraction peut entraîner des poursuites pénales et le paiement d’une lourde amende dont ils devront s’acquitter personnellement.
Les lois prévoient également des peines strictes pour le vol à l’étalage, la consommation d’alcool, la possession et la consommation de drogues, ainsi que le port de matériel d’auto défense.
En aucun cas, Activités Linguistiques d’Excellence ne pourra être tenue responsable des agissements des participants partis à l’étranger.

15.1 – RÈGLEMENT INTÉRIEUR – SÉJOURS DESTINÉS AUX PARTICIPANTS DE 18 ANS ET PLUS

Le participant doit respecter les usages du pays et doit se conformer aux règles et directives imposées par chaque centre.
En cas de faute grave et de manquement à la discipline, la direction de l’établissement, en accord avec Activités Linguistiques d’Excellence, se réserve le droit de renvoyer le participant sans délai et à ses frais, sans aucun remboursement du séjour.

15.2 – RÈGLEMENT INTÉRIEUR – SÉJOURS DESTINÉS AUX PARTICIPANTS MINEURS (MOINS DE 18 ANS)

Le participant doit respecter les usages du pays où il est accueilli et doit se conformer aux règles et directives imposées par chaque centre. En cas de faute grave et de manquement à la discipline, la direction de l’établissement, en accord avec Activités Linguistiques d’Excellence, se réserve le droit d’exclure et de renvoyer le participant du programme sans délai et à ses frais, après en avoir averti ses parents. Le Client se chargera de l’organisation du voyage retour et s’engage par ailleurs à s’acquitter, dès réception de la facture, des frais de rapatriement (transfert retour vers l’aéroport). Les parents, le représentant légal ou la personne désignée par ceux-ci, sont informés des modalités du voyage de retour du participant ayant fait l’objet d’un renvoi : compagnie, horaires, lieu d’arrivée, etc. 
L’organisation raccompagne le participant jusqu’au compartiment en cas de retour en train (sauf Eurostar et Thalys) ou après enregistrement jusqu’aux services de police en cas de retour en avion. En aucun cas, ce voyage ne peut faire l’objet d’un accompagnement / encadrement individuel.

Les sorties non encadrées
Les responsables de centre ou les familles hôtesses sont habilités à déterminer la fréquence et l’amplitude des autorisations de sorties non accompagnées, cela dans le cadre du mode d’organisation familiale déterminé sous la seule autorité des familles d’accueil.

En Espagne, compte tenu du rythme de vie du pays, les jeunes de plus de 15 ans peuvent sortir seuls sans accompagnateur jusqu’à minuit environ.
Aux USA et au Canada, seules les sorties du soir en accord avec la famille hôtesse sont autorisées. Ces sorties doivent en effet s’accorder avec les habitudes familiales.
Pour les USA, les difficultés de déplacement et l’absence de moyens de transports publics rendent ces sorties souvent impossibles en dehors de celles qui pourraient être organisées par la famille hôtesse. Ces sorties s’effectuent en dehors de la surveillance de l’organisme.
Les responsables d’Activités Linguistiques d’Excellence, ou nos correspondants locaux ainsi que la famille hôtesse, peuvent, pour des raisons d’opportunité ou de sécurité, interdire certaines sorties. Tous les participants doivent informer leur famille d’accueil de leurs sorties, du but de leur déplacement et de l’heure de leur retour.
La présence aux cours, ainsi que la participation aux sorties, excursions, visites organisées, activités sportives et récréatives est obligatoire, sauf autorisation ou recommandation spéciale écrite des parents, et après accord de l’organisateur.
Dans chaque collège / campus, le directeur de centre est habilité à déterminer les autorisations de sortie soit en journée soit le soir. Le mode d’organisation de ces autorisations (fréquence et amplitude) peut varier d’un établissement à un autre. Il est fonction de la localisation du collège ou campus et de l’âge des participants. Ces autorisations sont en général, jusqu’à 21h30 pour les moins de 15 ans et jusqu’à 23 heures pour les jeunes de 15 ans et plus.

16 – UTILISATION DES PHOTOS ET VIDÉOS DES PARTICIPANTS

Des photographies, vidéos et enregistrements, dans lesquels le Client est présent, sont réalisés pendant les séjours. Activités Linguistiques d’Excellence est expressément autorisé par le Client, ou ses représentants légaux s’il est mineur, à utiliser les photographies, vidéos et enregistrements qui ont été créés pendant le séjour et dans lesquels le Client est présent. Les photos et illustrations peuvent être utilisées dans tous les supports de communication d’Activités Linguistiques d’Excellence (brochures, dépliants, site internet et comptes gérés et détenus par notre organisme sur les réseaux sociaux). L’usage de ces photos et vidéos est accepté à l’avance par le Client ou ses représentants légaux s’il est mineur. La photographie et / ou vidéo ne sera ni communiquée à des tiers, ni vendue, ni utilisée à d’autres fins et usages que ceux précédemment cités. Elle ne peut faire l’objet d’aucune rémunération en cas d’utilisation. La publication ou la diffusion de l’image du participant, ainsi que les légendes ou commentaires accompagnant cette publication ne devront pas porter atteinte à sa dignité, à sa vie privée ou à sa réputation.

17 – PROTECTION DES DONNÉES

Activités Linguistiques d’Excellence garantit que vos données seront traitées conformément à la législation applicable en matière de protection de la vie privée. Vos données pourront être communiquées aux partenaires d’Activités Linguistiques d’Excellence aux seules fins de l’exécution du contrat. Les données pourront également être traitées aux fins de vous contacter pour vous informer sur les programmes et services offerts par Excellence Linguistique. Vous avez le droit de vous opposer, sur demande et gratuitement, au traitement des données à caractère personnel envisagé à des fins de marketing direct et vous avez un droit d’accès et de rectification de vos données. Les mineurs doivent être représentés par leurs parents ou leur tuteur légal. Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter Excellence Linguistique, Route de Saint-Julien, 126, CH-1228 Plan-les-Ouates.

18 – RESPONSABILITÉ DE L’ORGANISATEUR

Activités Linguistiques d’Excellence est responsable, en qualité d’agent de séjours linguistiques, du choix consciencieux de ses partenaires, organisateurs/professionnels et prestataires, de la description authentique des programmes proposés telle qu’existante à la date de la publication des descriptifs des séjours sur le site, de la transmission des documents de voyage, et met tout en œuvre pour que les prestations délivrées soient en parfaite conformité avec les éléments contractuels.
Notre responsabilité se limite au préjudice immédiat et uniquement jusqu’à hauteur du montant du prix de votre séjour. Tous les préjudices subis qui ne dépendent pas directement d’Activités Linguistiques d’Excellence sont exclus de notre responsabilité : cela concerne spécialement les itinéraires de vol(s), hôtels, logements, les cours, les professeurs et changements de cours par les écoles, retards d’avions, accidents, les pertes et les vols, les annulations, les mauvais visas et les visas manquants et autres irrégularités, etc.
Si le programme doit, pour cause de force majeure, être modifié ou annulé, cela n’entraîne aucun remboursement ou dédommagement de la part d’Activités Linguistiques d’Excellence (ex : problèmes de transport, grèves, émeutes, guerres, attentats, épidémies, pandémies, intempéries, etc.).
Activités Linguistiques d’Excellence ne pourra en aucun cas être tenue responsable en cas d’accident sur le lieu de séjour ou lors du voyage. Seule la responsabilité du prestataire de service (école, compagnie aérienne, train, etc.) pourra être engagée.
Activités Linguistiques d’Excellence se réserve le droit de modifier sans préavis le contenu de son site ainsi que les prestataires choisis.
En outre Activités Linguistiques d’Excellence se réserve le droit de refuser ou d’annuler toute inscription.
L’organisation se réserve notamment le droit d’accepter ou non les participants atteints de maladies de nature à mettre leur santé en danger ou pouvant créer des difficultés d’intégration dans la famille d’accueil ou au sein de l’établissement fréquenté (par exemple : maladies graves, allergies graves, anorexie, énurésie, etc.) ou faisant l’objet d’un suivi psychologique ou psychiatrique, après accord des correspondants étrangers.
Les jeunes atteints de ces troubles, que les parents ne nous auraient pas signalés lors de l’inscription, s’exposent au renvoi immédiat, sans pouvoir prétendre à aucun remboursement des frais de séjour. Les frais de retour anticipés non accompagnés sont à la charge des parents, réglables sur présentation de facture.

19 – RÉCLAMATIONS

19.1 – PROGRAMMES POUR LES JEUNES DE MOINS DE 18 ANS

Tout problème relatif au programme souscrit doit être signalé pendant le séjour pour permettre une intervention rapide d’Activités Linguistiques d’Excellence.
Il appartient, en conséquence, au participant ou à ses parents d’informer immédiatement les responsables du centre ou d’Activités Linguistiques d’Excellence de tout incident ou malentendu survenant durant le séjour.
Les problèmes d’inadéquation avec la famille d’accueil (par exemple : problèmes d’intégration, mode de vie, nourriture, etc.) doivent impérativement être signalés sur place et à nous-mêmes, pendant le séjour et dans les plus brefs délais. Dans ce cas, un changement de famille peut être envisagé, seulement après vérification de cette nécessité.
Aucune réclamation à cet égard ne peut être acceptée après le retour du participant.
Après le séjour, toute réclamation doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception et ne sera recevable que dans le délai raisonnable d’un mois suivant le retour.
Le fait de s’inscrire à nos séjours implique l’adhésion complète à l’ensemble des conditions générales de réservation et de vente ci-dessus précisées.

19.2 – PROGRAMMES POUR LES JEUNES DE 18 ANS ET PLUS

Tout problème relatif au programme souscrit doit être signalé pendant le séjour à nos correspondants et organisateurs locaux et/ou à Activités Linguistiques d’Excellence. Si le problème ne peut être réglé directement, il vous faudra exiger un rapport et nous adresser votre réclamation accompagnée du rapport de l’organisateur local, par courrier recommandé avec accusé de réception.
Les réclamations ne sont plus recevables, passé le délai raisonnable d’un mois suivant le retour.

20 – GARANTIE DE VOYAGE

Activités Linguistiques d’Excellence a conclu une assurance insolvabilité auprès du Fonds de Garantie de la branche suisse du voyage. Ce Fonds de Garantie rembourse les sommes versées pour votre séjour linguistique, en cas de faillite ou d’insolvabilité de la société avant votre départ.
Si l’insolvabilité survenait après votre départ, le Fonds de Garantie prendrait en charge les frais du voyage retour, pour autant que la société ne s’acquitte pas de ses obligations.

21 – ORGANISATEURS RESPONSABLES

Organisations de nos écoles partenaires.

22 – FORT JURIDIQUE

Seules les dispositions de droit suisse sont applicables dans les rapports découlant du contrat entre vous et Activités Linguistiques d’Excellence. 
Le fort juridique est Genève.

23 – ORGANISATION

Activités Linguistiques d’Excellence est une Société à Responsabilité Limitée inscrite au registre du commerce.

Conditions générales de vente valables à compter du 1er octobre 2023